你也许会奇怪,项目经理怎么就不该说“没问题”?
首先,做了项目经理,你很难再收到“单线程指令”的问题,比如:“能不能帮我把下午开会的文件复印十份?”如果是一个基础岗位的助理,评估下自己的时间安排后,完全可以回答:“没问题。”
但项目经理面对的问题,绝不会是上面那样的,而是:“现有的资源能否完成客户新增的需求?”“这次项目能按时交付吗?”
这时,如果项目经理简单回一句:“没问题。”那无异于在给自己挖坑。这两个问题都包含了多线任务和复杂的统筹,像“没问题”这样的简单回答,只会暴露两点:
1、作为项目经理,你考虑得不够周到,轻视了可能出现的各类风险。
2、不够坦诚,有意隐瞒了影响项目进度的关键问题。
汤姆计划举办一次大型早餐会,他需要和酒席承办人确认:对于给定的需求,会议能否能够实现。于是他问:酒席能否在早上6点开始,承办人不假思索地答道:“没问题。”他又问:“我们有500人参加,有没有问题?”承办人还是不假思索:“没问题。”下个问题:“每个人要配8盎司的橙汁,有没有问题?”承办人还是:“没问题。”“这些橙汁必须是现榨的,有没有问题?”“没问题。”
但事实上,在6点之前现榨500杯8盎司橙汁绝对是个大挑战。承办人没有对筹划人汤姆实话实说。汤姆在听到这样的回答后,觉得承办人不太靠谱,必须通过进一步沟通和跟进以确保酒席的正常举行。
那一个优秀的项目经理,会如何应对客户的这类问题呢?
当被问到能不能在一大早榨出500杯8盎司的新鲜橙汁时,正确做法是:拿出计算器,算出橙汁的需求量,橙子的订购量和储存量,以及在预定时间完成这些事情所需的人力物力,再算出成本,报出价格。这就是每一个项目经理应该做到的:实话实说,做好对客户的预期管理。
再比如,如果项目某个部分滞后了,影响了项目的其他部分。实话实说的项目经理会承认问题的存在,坦然面对后果,然后想出让项目继续前进的办法,让进度滞后的部分赶上来。
-
原因1:没有人喜欢意外情况 -
原因2:当别人了解你遇到的问题时,你可以从他们提供的帮助和支持中获得意外的惊喜。
1、项目经理在回答问题时,要避免说:“不,但是……”,改成“对,而且……”
2、在向上级、客户、或同事坦诚所面临的困难和挑战之后,你还需要补充一个、可行性强的解决方案。
